なぜなぜ分析では、最初のイシュー設定が重要
なぜなぜ分析では、最初にイシュー（問題）を正しく表現することが重要です。なぜなら、イシューを上手に表現できれば、最初の「なぜ」が出やすくなるからです。しかし、問題の表現が曖昧だったり、事実を正確に表現できなかったために、最初の「なぜ」が出てこないケースが少なくありません。論理的に考える力があっても、それを文書で表現できなければ、「なぜ」は出てこないのです。
例えば、次のような例です。
良くない表現
「認識不足が発生した」
これでは、何が起きたのかが不明瞭です。
改善した表現
「依頼内容の認識違いにより、回答内容の修正が2回発生した」
こちらは、起きた事象と結果が具体的に伝わります。
このようにイシューを具体的に表現できなければ、最初の「なぜ」を適切に考えることも難しくなります。
なぜなぜ分析の書き方で注意したい3つのポイント
１.事実に基づいて書く
推測や憶測ではなく、実際に何が起きたのかを記述します。
２.ひとつの文書でひとつの事象を表す
ひとつの「なぜ」に複数の要因を混在させず、原因と結果の関係が明確になるよう
に書きます。
３.読み手に正しく伝わる文書する
書いた本人だけが理解できる表現ではなく、第三者が読んでも同じ意味に理解でき
る文章を目指します。
文書を書く力は、話す力にもつながる
そもそも、なぜ文書力が必要なのでしょうか。それは、相手にわかりやすく話すためです。読んでわからないことは、書けません。そして、書けないことは、うまく話すこともできません。文章力のスキルアップに取り組むことで、自分の考えが整理され、伝えたいことが明確になります。そして、話すことができるようになります。
私が初めてシステムアナリストの国家試験を受けようとした時、アナリストの教科書を読んでも、よく理解できませんでした。しかし、読み込んでいるうちに内容は理解できるようになり、次は記述や論文の過去問に取り組みました。しかし、最初は何も書けませんでした。何を書けばよいのかわからないのです。その後、過去問を解けるようになって試験に臨み、合格したころには、話すこともできるようになっていました。
まとめ
文書力は、単に報告書やメールを書くためのスキルではありません。自分の考えを整理し、相手に伝え、理解や納得を得るための、コミュニケーションの基本スキルなのです。ビジネスパーソンにとって、文書力は必ず身につけるべき力です。論理的に考える力を高めるとともに、まずは自分の考えを文書で表現することから始めてみませんか。
約束事
1．なぜなぜ分析を行う前に留意すること
②まず事実を確認し、推測だけで原因を決めない
⑤「イシュー」を具体的かつシンプルに表現する
２.「なぜ」を的確に表現する
⑥「なぜ」は簡潔かつ平易に表現する（原則30文字程度を目安とする）
⑦「なぜ」には主語を入れる
⑪「なぜ」が思い浮かばないときは、イシューの表現を見直す
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